Privatlivspolitik

PaulTech er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der er beskrevet i denne privatlivspolitik.

Har du spørgsmål til vores behandling af personoplysninger eller ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på casper@paulomatik.dk.

Politikken gælder for PaulTechs egen behandling af personoplysninger i forbindelse med:

• besøg på paulomatik.dk
• kontaktformularer og andre henvendelser
• dialog med potentielle kunder
• kunder og kontaktpersoner hos kunder
• tilbud og aftaler
• support og kundekommunikation
• betaling
• fakturering og bogføring.

Politikken omfatter ikke behandling af personoplysninger, som PaulTech foretager på vegne af en erhvervskunde gennem de systemer, paulomatik leverer til kunden.

I sådanne tilfælde vil den pågældende virksomhed som udgangspunkt være dataansvarlig, mens PaulTech behandler oplysningerne som databehandler efter kundens instruks og den relevante databehandleraftale.

Når du besøger hjemmesiden, vil de tekniske systemer, der leverer hjemmesiden, behandle de oplysninger, der er nødvendige for at kunne levere siden og opretholde sikker og stabil drift.

Det kan eksempelvis være:

• IP-adresse
• dato og tidspunkt
• browser- og enhedsoplysninger
• den side eller ressource, der anmodes om
• tekniske fejl- og sikkerhedsoplysninger.

paulomatik bruger HighLevel som platform til hosting og drift af hjemmesiden.

Formålet med denne behandling er at:

• levere hjemmesiden
• opretholde teknisk og informationsmæssig sikkerhed
• opdage og forebygge misbrug
• fejlfinde tekniske problemer.

Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at kunne drive og beskytte hjemmesiden og vores IT-systemer, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

paulomatik bruger på nuværende tidspunkt ikke Google Analytics, Meta Pixel, Microsoft Clarity, Hotjar eller tilsvarende analyse- eller markedsføringsværktøjer til at følge almindelige besøgende på hjemmesiden.

Når du sender kontaktformularen på paulomatik.dk, behandler vi de oplysninger, du selv vælger at give os.

Det kan være:

• navn
• virksomhedsnavn
• telefonnummer
• e-mailadresse
• den besked, du skriver.

Navn og virksomhed skal udfyldes. For at vi kan vende tilbage på din henvendelse, skal du desuden give os mindst én brugbar kontaktmulighed — telefonnummer eller e-mail.

I forbindelse med den tekniske afsendelse kan vores leverandører desuden behandle almindelige forbindelsesoplysninger såsom IP-adresse, tidspunkt og browseroplysninger.

Når formularen sendes, registreres henvendelsen i HighLevel/LeadConnector, og personen oprettes som kontakt i vores CRM-system.

Formålet er udelukkende at:

• modtage din henvendelse
• kontakte dig om det, du har henvendt dig om
• besvare spørgsmål
• føre den efterfølgende dialog om paulomatiks ydelser.

Vi bruger ikke det forhold, at du har udfyldt kontaktformularen, som samtykke til generelle nyhedsbreve, SMS-kampagner eller anden løbende elektronisk markedsføring.

Behandlingen sker som udgangspunkt på baggrund af vores legitime interesse i at kunne modtage, besvare og følge op på erhvervsmæssige henvendelser, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Hvis du selv er aftalepart, eksempelvis som indehaver af en enkeltmandsvirksomhed, kan behandling, som er nødvendig for at tage skridt på din anmodning før indgåelse af en aftale, også ske efter artikel 6, stk. 1, litra b.

paulomatik bruger Simply.com til domæne- og e-mailtjenester.

Hvis du skriver til os på e-mail, kan din:

• e-mailadresse
• navn
• virksomhedsoplysninger
• indholdet af korrespondancen
• vedhæftede filer

blive behandlet i vores mailkonto hos Simply.com.

Formålet er at kunne kommunikere med dig og håndtere den konkrete henvendelse eller det relevante kundeforhold.

Behandlingen sker efter de samme principper som øvrig kontakt med paulomatik, typisk på baggrund af vores legitime interesse i at kunne kommunikere med potentielle og eksisterende erhvervskunder, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Simply.com leverer den tekniske e-mailinfrastruktur og behandler relevante oplysninger i forbindelse med tjenesten.

Når en virksomhed bliver kunde hos paulomatik, behandler vi de oplysninger, der er nødvendige for at administrere og levere kundeforholdet.

Det kan eksempelvis omfatte:

• navn
• virksomhedsnavn
• CVR-nummer
• stilling eller funktion
• telefonnummer
• e-mailadresse
• adresse
• aftale- og abonnementsoplysninger
• oplysninger om den løsning, vi leverer
• kommunikation og supporthistorik
• fakturerings- og betalingsoplysninger.

Formålet er blandt andet at:

• indgå og administrere aftalen
• opsætte og levere den aftalte løsning
• kommunikere med kunden
• yde support
• administrere abonnementet
• fakturere og modtage betaling
• opfylde juridiske og regnskabsmæssige forpligtelser.

Hvis du selv er aftalepart, kan den nødvendige behandling ske efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.

Hvis du er kontaktperson eller medarbejder hos en virksomhed, sker behandlingen normalt på baggrund af vores legitime interesse i at kunne administrere og levere til virksomhedskunden, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Hvor vi er juridisk forpligtet til at opbevare eller behandle oplysninger, sker behandlingen efter artikel 6, stk. 1, litra c.

paulomatik bruger Stripe til at håndtere betalinger.

Når en kunde betaler gennem Stripe, kan Stripe blandt andet behandle:

• navn
• kontaktoplysninger
• faktureringsoplysninger
• betalingskort- eller betalingsmetodeoplysninger
• beløb
• transaktionsoplysninger
• IP-adresse og tekniske oplysninger
• oplysninger, der er nødvendige til sikkerhed og forebygelse af svig.

paulomatik behøver ikke selv at modtage eller opbevare dine fulde betalingskortoplysninger.

Vi modtager de oplysninger fra Stripe, der er nødvendige for at kunne se, om en betaling er gennemført og administrere kundeforholdet, eksempelvis beløb, betalingsstatus og transaktionsreference.

Stripe kan afhængigt af den konkrete behandling både fungere som databehandler for PaulTech og som selvstændig dataansvarlig, eksempelvis i forbindelse med egne juridiske forpligtelser, sikkerhed og forebygelse af svig.

Stripe beskriver selv denne rollefordeling i deres databeskyttelsesmateriale.

paulomatik bruger Visma Dinero til regnskab og bogføring.

I den forbindelse kan Dinero behandle oplysninger såsom:

• kundens navn og virksomhedsnavn
• adresse
• CVR-nummer
• kontaktoplysninger
• fakturaoplysninger
• beløb og betalingsoplysninger
• andre oplysninger, som indgår i vores regnskabsmateriale.

Formålet er fakturering, bogføring, regnskabsadministration og opfyldelse af vores juridiske forpligtelser.

Visma Dinero behandler personoplysninger på vegne af PaulTech i henhold til deres databehandleraftale.

PaulTech bruger eksterne leverandører, hvor det er nødvendigt for at drive virksomheden.

De væsentligste leverandører i forbindelse med paulomatiks egen hjemmeside og virksomhed er aktuelt:

• HighLevel / LeadConnector — hosting af hjemmesiden, CRM, kontaktformularer og kundedialog.
• Simply.com — domæne og e-mailtjenester.
• Stripe — betalinger og betalingsadministration.
• Visma Dinero — fakturering, regnskab og bogføring.

Vi kan desuden bruge professionelle rådgivere, eksempelvis advokat eller revisor, hvor det er nødvendigt.

Leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne, skal behandle oplysningerne efter de relevante aftaler og databeskyttelsesregler.

Vi sælger ikke personoplysninger til andre.

Nogle af vores leverandører eller deres underleverandører kan behandle personoplysninger uden for EU/EØS.

Det gælder blandt andet HighLevel og dele af deres underleverandørkæde.

HighLevels offentlige underdatabehandlerliste omfatter aktuelt blandt andet behandling eller support i USA og Indien samt leverandører som LeadConnector LLC.

Når personoplysninger overføres uden for EU/EØS, skal overførslen ske på et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V.

HighLevels aktuelle databehandleraftale beskriver blandt andet brug af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser for relevante overførsler. HighLevel oplyser desuden, at virksomheden er certificeret under EU-U.S. Data Privacy Framework.

Stripe anvender ligeledes relevante mekanismer for internationale dataoverførsler og oplyser blandt andet om EU-U.S. Data Privacy Framework og EU-standardkontraktbestemmelser.

Du kan kontakte os på casper@paulomatik.dk, hvis du ønsker yderligere information om de relevante overførsler og de garantier, der anvendes.

Vi opbevarer kun personoplysninger så længe, der er et sagligt og lovligt behov for dem.

Henvendelser, der ikke bliver til kunder

Oplysninger i forbindelse med en henvendelse, der ikke fører til et kundeforhold, slettes eller anonymiseres som udgangspunkt senest 12 måneder efter den seneste relevante kontakt.

Hvis oplysningerne ikke længere har nogen relevant funktion før dette tidspunkt, kan de slettes tidligere.

Kunder

Oplysninger, der er nødvendige for et aktivt kundeforhold, opbevares, mens kundeforholdet består.

Almindelige CRM-, kontakt- og supportoplysninger gennemgås efter kundeforholdets ophør og slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige.

Vi opbevarer ikke almindelige CRM-oplysninger alene med den begrundelse, at der teoretisk kan opstå et krav på et senere tidspunkt.

Konkrete aftale- eller sagsoplysninger kan dog opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et konkret retskrav.

Regnskab

Oplysninger, der udgør regnskabsmateriale, opbevares i den periode, bogføringslovgivningen kræver.

Som udgangspunkt skal regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

Tekniske logs

Tekniske sikkerheds- og driftslogs opbevares i det omfang og den periode, som er nødvendig for drift, fejlfinding og sikkerhed.

Den konkrete opbevaring kan afhænge af den relevante leverandørs tekniske konfiguration.

Det er frivilligt at kontakte paulomatik gennem hjemmesiden.

Du er derfor ikke juridisk forpligtet til at udfylde kontaktformularen.

Hvis du ønsker, at vi skal kontakte dig, har vi dog brug for mindst én brugbar kontaktoplysning.

Hvis din virksomhed bliver kunde, kan visse oplysninger være nødvendige for, at vi kan indgå og administrere aftalen, levere ydelsen, modtage betaling og opfylde lovkrav.

Hvis nødvendige oplysninger ikke gives, kan det betyde, at vi ikke kan indgå eller opfylde aftalen.

PaulTech træffer ikke afgørelser om dig, som alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, og som har retsvirkning for dig eller på tilsvarende måde påvirker dig væsentligt.

Vi anvender heller ikke oplysninger fra paulomatik.dk til automatisk profilering af besøgende.

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder.

Afhængigt af den konkrete behandling kan du have ret til:

• indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
• rettelse af urigtige eller ufuldstændige oplysninger
• sletning
• begrænsning af behandling
• indsigelse mod behandling
• dataportabilitet, hvor betingelserne er opfyldt.

Rettighederne er ikke absolutte. I nogle situationer kan lovgivningen betyde, at vi ikke kan eller skal efterkomme en anmodning fuldt ud.

Hvis en behandling er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted før tilbagekaldelsen.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte:

casper@paulomatik.dk

Når vi behandler personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, har du ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af grunde, der vedrører din særlige situation.

Hvis personoplysninger behandles med henblik på direkte markedsføring, har du ret til når som helst at gøre indsigelse mod behandling til dette formål.

Kontakt os på casper@paulomatik.dk, hvis du ønsker at gøre indsigelse.

Hvis du mener, at PaulTech behandler dine personoplysninger i strid med databeskyttelsesreglerne, er du velkommen til at kontakte os.

Du har også ret til at klage til:

Kun personer, der har et nødvendigt arbejdsbetinget behov, skal have adgang til personoplysninger hos PaulTech.

PaulTech drives aktuelt af én person, og der er derfor ikke andre medarbejdere eller freelancere med almindelig adgang til paulomatiks CRM-, e-mail-, betalings- eller regnskabssystemer.

Vi anvender relevante tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte oplysninger mod hændelig eller ulovlig sletning, tab, ændring, uautoriseret adgang eller videregivelse.

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, hvis vores behandling af personoplysninger, hjemmeside, leverandører eller forretningsmodel ændrer sig.

Den gældende version vil altid være tilgængelig på paulomatik.dk.

Datoen øverst viser, hvornår politikken senest er blevet opdateret.